Ich maile, also bin ich – Ein ehrlicher Blick ins Postfach


07. April 2009 Neulich hatte ich einen Traum: Ich kam morgens ins Büro, öffnete mein Mail-Postfach, und es erschien nicht als Erstes die Meldung des Systemadministrators: „Ihr Postfach hat die maximal zulässige Größe überschritten.“ Ich sammle Müll. Datenmüll. Obwohl ich fast täglich aufräume und mein Postfach ausmiste.

Vor ein paar Monaten reichte das auch noch. Aber jetzt komme ich einfach nicht mehr hinterher. Ich kann Ihnen auch sagen, warum, ich habe nämlich für ein paar Tage E-Mail-Tagebuch geführt. Meine Mailbilanz eines beliebigen Tages sieht so aus: Als ich den Computer anschaltete, waren bereits elf Mails aufgelaufen. Davon vier Spam-Mails, also ganz bösartiger Werbemüll, der mich verleiten wollte, in einem Online-Casino zu zocken, irgendeinen Jackpot zu knacken oder 2500 Euro im Schlaf zu verdienen. Die anderen waren Mitteilungen von Firmen, die mich über Dinge informierten, um die ich sie nicht gebeten hatte und die ich gar nicht wissen wollte.

37 Mal die Sofort-löschen-Taste gedrückt

Von diesen ebenso unnötigen wie ungewollten Nachrichten trudelten im Laufe des Tages noch etliche mehr ein. So viele, dass ich die wirklich nötigen Mails meiner Kollegen und lesenswerte Nachrichten von Interviewpartnern kaum noch fand. Insgesamt waren es 62 Mails. Davon waren fünf absolut nötig für den Arbeitsablauf, neun waren nützlich und erleichterten die Arbeit, in dreien steckten Themenideen und Termineinladungen für die Zukunft.

Bei den übrigen 37 habe ich die Sofort-löschen-Taste gedrückt. Insgesamt fing sich mein Postfach 11,4 Megabyte Daten ein. 15 Megabyte verkraftet es. Sobald ich also einen Tag unterwegs bin, ohne zu löschen, platzt es.

„Da kann man gar nicht mehr hinterherkommen“

Nun ahne ich, was Kommunikationsberater meinen, wenn sie sagen, wir ertrinken in einer Mailflut. Denn ich bin nicht einmal ein Viel-Mailer. Besonders aktive Informationsarbeiter, so haben Studien gezählt, bekommen 250 bis 350 Mails pro Tag. Das sind rund 30 pro Stunde. Alle zwei Minuten klingelt ihr Mailprogramm, und ich würde gern mal einen von ihnen fragen, wie er dabei konzentriert arbeiten kann. Dass jede dieser Mails ein paar Sekunden Zeit frisst – und sei es auch nur, um die Löschtaste zu drücken -, das ist wahrscheinlich der Grund, weswegen Manager insgesamt dreieinhalb Jahre ihrer Lebenszeit verschwenden – für absolut irrelevante Mails.

„Da kann man gar nicht mehr hinterherkommen“, winkt Kommunikationsberater Gunter Meier von „more E+E“ ab. Er nennt es das Bring-Problem: Immer mehr Mailer bringen uns Informationen, die wir gar nicht brauchen. Stattdessen müssen wieder zurück zum Hol-Prinzip, bei dem wir uns das holen, was wir auch wirklich nutzen. Vor allem die Angestellten in großen Betrieben leiden darunter, beobachtet er in seinen Seminaren: „Ab einer bestimmten Firmengröße brauchen die gar keine Mails mehr von außen, da sind sich die Mitarbeiter selbst genug. Die mailen sich gegenseitig in Grund und Boden.“ Das Problem ist nämlich nicht nur, dass immer mehr Mails im Sekundentakt durch alle Firmen schwappen. Sondern auch, dass immer weniger Information drinsteckt – dafür immer mehr Rechtschreib- und Tippfehler, flapsige Bemerkungen oder schlechte Scherze.

„Da kommen Texte zustande, die keiner versteht“

„Die E-Mail ist eines der schnellsten Medien überhaupt. Schnell geschrieben, schnell verschickt und führt genauso schnell zu Missverständnissen. Da kommen Texte zustande, die keiner versteht“, sagt E-Mail-Coach Ralf Tjarks von EKM Consult. Er beobachtet, dass es im Mail-Zeitalter immer öfter zu Verstimmungen unter Geschäftspartnern kommt. Weil einer einen ironischen Unterton anschlägt, den der andere für bare Münze nimmt. Während sich Briefschreiber und Faxversender viel Zeit nahmen, um an der Wortwahl zu feilen, hacken Computerarbeiter mal schnell eine Antwort ins Programm, drücken auf Senden und überlegen erst danach, mit welchem Unterton sie wohl beim Gegenüber ankommen könnte. Viele ärgert auch, wenn Mailschreiber schon in der dritten Nachricht plump vertraulich werden. Denn die Mail verleitet dazu, zu schreiben, wie man spricht. Im Gespräch findet man schneller zu einer emotionalen Ebene, das fördert ja auch die Kundenbindung, und das wiederum verleitet dazu, die Emotionsebene auch per Mail herbeizuschreiben.

Und dann gibt es noch die wichtigen Windmaschinen, die Mailer, die Kunden gern mit SgHM (Sehr geehrter Herr Meier) anreden und sich mit CU verabschieden (see you – wir sehen uns). Aber will man solche Leute wirklich sehen? Will man von Wildfremden mit „Hallo“ angeredet werden und für Kollegen alle Aufgaben nur noch asap erledigen (as soon as possible – so schnell wie möglich)? Will man nicht. Deshalb habe ich mich einen Tag vom Empfang abgeklemmt.

Allein in der Kantine

Am Anfang war es ein Traum. Ich fuhr den Computer hoch, machte einen Plan für den Tag und griff zum Telefon, um mehrere schwer erreichbare Interviewpartner an die Strippe zu bekommen, statt auf Rückmail zu warten. Insgesamt lief ich neunmal ins Büro von Kollegen, bewunderte Bildschirmschoner und wechselte sogar sechsmal das Stockwerk. Und hatte zum ersten Mal nicht das Gefühl, ich hätte die fünf Newsletter gelesen haben müssen, die täglich auflaufen, sondern ich konnte mir Informationen, die mich interessieren, wieder selber suchen.

Dafür verpasste ich eine spontan anberaumte Sitzung, ging allein in die Kantine, weil ich die Essensmail der Kollegen nicht bekam, und telefonierte stundenlang hinter einem Ansprechpartner her, dessen Leitung dauerbesetzt war. Den Anruf an die amerikanische Westküste habe ich dann lieber verschoben. Auf das Ende meines E-Mail-freien Tages.

„Ein generelles Kommunikationsproblem“

Ja, es stimmt, ich habe mich schon ein paar Mal gefragt, was wir vor dem Zeitalter der E-Mail gemacht haben. Wie haben wir bloß mehrere Zeitzonen überbrückt, und wie laut haben wir damals in die schlechten Telefonleitungen gebrüllt, damit selbst Kollegen in Timbuktu uns verstanden haben? Zur Überwindung von Ort und Zeit ist die E-Mail ein Segen. Für den Arbeitsablauf in vielen Büros aber ein Fluch.

„In Wahrheit haben viele Firmen kein E-Mail-Problem. Die Mails zeigen nur, dass es ein generelles Kommunikationsproblem gibt. Und ein Problem in der Arbeits- und Kompetenzverteilung“, sagt Kommunikationsberater Meier. Wenn ein Chef eine Mail mit der Bitte um Bearbeitung gleich an vier Leute schickt, heißt das, dass er gar nicht so genau weiß, wer dafür zuständig ist. Und er provoziert, dass mehrere Leute gleich doppelt und dreifach arbeiten.

Schnell ist oft das Gegenteil von gut

Wenn die Aufträge einer Firma nicht in einem zentralen Auftragseingangspostkorb landen, sondern direkt beim Sachbearbeiter und der ein paar Tage krank wird, kann es schnell sein, dass ein Kunde abspringt. Und wenn sich Projektleiter das Planen abgewöhnen, weil sie ja wissen, dass sie ihre Teammitglieder notfalls abends, nachts und auch am Wochenende noch per Mail über den Blackberry erreichen, dann brauchen sie ein paar Nachrichten mehr, um das Projekt am Laufen zu halten. „Einen Großteil der E-Mails schicken wir nur, um Standardprozesse aufrechtzuhalten“, sagt Meier, „und plötzlich haben wir 10 Mails aus einer einzigen Frage gemacht.“

Aber das größte Problem ist: Viele Firmen verlassen sich zwar auf E-Mails, und 70 Prozent der Angestellten sagen sogar, ohne E-Mails könnten sie nicht mehr leben. Aber die wenigsten Firmenchefs haben erkannt, dass sie ein Umsetzungsproblem damit haben. Dass schnell oft das Gegenteil von gut ist. Und dass es bei der Beherrschung der neuen Technik in Wirklichkeit zuerst um die Beherrschung von ganz Altmodischem geht: Priorisieren, Strukturieren und ab und zu mal Ignorieren.

Für einige praktische Tipps zum Mailen im Büro lesen Sie auch: Ein kleiner E-Mail-Knigge

Referenz: http://www.faz.net/s/Rub4C34FD0B1A7E46B88B0653D6358499FF/Doc~E30599B5B1C414C8DA46A15A4A5DFE551~ATpl~Ecommon~Scontent.html?rss_computer___technik

via: F.A.Z

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